Comment animer une réunion ?

Comment animer une réunion ?

Animer une réunion : les réunions sont trop souvent perçues comme une perte de temps par la plupart des acteurs des organisation. Pourtant, chacun s’accorde à dire que ces dernières sont indispensables au bon fonctionnement du système et qu’il faut consacrer à ce mal nécessaire (ne parle-t-on pas de « réunionnite ») un peu de sa personne. Les causes de ce sentiment sont connues : manque de préparation, plan flou, rôles mal définis, participants trop ou pas assez participatifs, résultats décevants.

Les remèdes sont moins précis. La réunion dans le cadre d’une mission d’organisation ou de résolution de problèmes n’échappent pas à ces règles. Pourtant, un manager se doit d’être un expert en ce domaine, car ces rapprochements constituent un de ses outils de prédilection.

Avant d’exposer les méthodes pour optimiser et enrichir ces rassemblements à huit clos essayons de définir les différents types de réunions.

Animer une réunion : les différents types de réunions.

On peut les définir au nombre de 6. Le classement est fait en fonction de leurs buts.

a) Examiner en commun un problème encore non résolu :

Le groupe et/ou l’animateur ont un problème à résoudre et ils n’en connaissent pas la solution (tout au moins si l’animateur la connaît, les autres l’ignorent).

Il est possible qu’ils se contentent de préparer une décision qui sera prise ultérieurement par l’animateur ou par un tiers ou qu’ils aillent jusqu’à la prise de décision avec ou par le groupe.

• La décision sera collective si, l’accord s’étant fait sur un point, l’animateur peut dire : « Vous êtes tous d’accord sur tel point, je décide donc de tel point (autrement dit, tout le monde est d’accord, mais le seul responsable de la décision en cas d’erreur sera l’animateur).
• La décision sera collégiale si, l’accord s’étant fait sur un point, l’animateur peut dire : « Vous êtes (ou nous sommes) tous d’accord sur tel point » (autrement dit tout le monde est d’accord mais sera conjointement et solidairement responsable de la décision).

De telles réunions sont dites réunions d’étude de problèmes.

b) Obtenir la libre adhésion d’un groupe à une action donnée.

Nous sommes ici devant un problème pour lequel il y a un ou des modèles de solution.

C’est le cas de très nombreux problèmes d’organisation, de gestion dans l’entreprise. Cette solution peut être proposée par l’animateur mais elle n’est pas la sienne. Nous entendons par là qu’il n’a pas été élaboré par lui, qu’il ne fait que constater son existence et va chercher dans le groupe si elle constitue une solution possible à son problème.

Naturellement, libre adhésion implique l’absence de toute attitude d’influence de la part de l’animateur. Ces réunions sont dites « de prise de décision ».

c) Convaincre, « faire passer », « faire admettre », « faire accepter ».

Nous sommes dans un cas très voisin du précédent au niveau rationnel (il existe une solution connue) mais psychologiquement très différent : la solution est souvent celle de l’animateur et celui-ci va faire pression pour que sa solution soit reconnue bonne. Il peut le faire :

– soit en adoptant une attitude d’influence : décision (ex : j’ai étudié un sujet, il n’y a qu’une solution faire … qu’en pensez-vous ?), évaluation (ex : nous pourrions ne rien faire, mais le sens de nos responsabilités nous oblige à … qu’en pensez-vous ?) ou de support (ex. : je vous garantis que tout ira bien et que j’en prendrai la responsabilité). Ces attitudes d’influence deviendront plus contraignantes si, de plus, l’animateur est, dans la vie courante de l’entreprise, chef des participants, ou simplement à un grade plus élevé, plus ancien ou reconnu comme spécialiste de cette question, dans ce cas, nous pouvons parler de réunion d’influence.

– soit en manipulant le groupe de quelque façon, soit en lui cachant certaines informations (manipulation par omission) ou en lui fournissant de fausses informations (manipulation active). Dans ce cas, nous parlerons de réunions stratégiques.

d) Concilier des opinions divergentes pour réaliser un accord.

Dans tous les cas (sauf dans le C, où il n’y a pas conciliation , mais imposition) on retrouvera cet aspect dans le cours de la discussion. Mais la conciliation peut être l’objectif principal lorsque, avant même le début de la réunion, on sait que les avis sont différents, que cette divergence a des conséquences néfastes, et que l’on désire dégager une optique suffisamment commune. Ces réunions sont dites réunions de conciliation et, dans certains cas englobent des négociations.

e) Informer.

La réunion peut être l’occasion d’informer les membres du groupe mais cette information ne viendra jamais, à titre principal, de l’animateur (exception faite de réunions très coopératives où l’animateur pourrait jouer un rôle d’informateur privilégié, ce qui peut être le cas lorsqu’il est le seul spécialiste de la question débattue).

C’est parfois le groupe lui-même qui s’auto informera, chacun apportant aux autres ce qu’il sait du sujet. On arrive ainsi à une meilleure connaissance globale.

f) Former.

Nous avions vu que former est plus qu’informer. Informer consiste à donner des connaissances sans préjuger ni s’inquiéter des modifications possibles des conduites que cet apport de savoir entraînera. Former met au contraire l’accent le changement des conduites. Toutefois, ce changement peut s’opérer par le biais de réflexions à partir d’apports de connaissances, par une discussion directement centrée sur les opinions, les attitudes, les croyances des membres du groupe, par une discussion centrée sur les conduites des participants dans le cours de la réunion.

Animer une réunion : définition.

Une réunion ne se réduit pas à une rencontre fortuite entre des gens qui n’auraient pas de liens entre eux elle n’est pas une discussion sur le quai de gare ou une conférence de presse. Mais s’inscrit toujours au sein de courants sociaux et de rapports de forces qui la précèdent et la continuent soit dans la trame sociale soit dans une organisation déterminée . Composée de communication elle se situe comme une écluse entre un « amont » et un « aval » qui lui donne son sens et qui la délimitent. Ces opérations de transfert d’information selon un dispositif (l’écluse) rendent l’échange aussi général que possible.

Animer une réunion : les fonctions d’une réunion.

Ce que produit une écluse c’est l’établissement stable et réciproque d’échange grâce à des mises en communication de l’amont de l’aval. Cette production d’échanges (qui assure des transmissions, des traitements ou des confrontations) s’effectue par le cheminement opératoire des péniches de messages grâce à l’ouverture et à la fermeture adéquate de portes et par l’intervention régulée de vannes assurant les mises à niveau appropriées.

Ces images appellent la définition de fonction de production (les péniches) de gestion (les portes) et de régulation (les vannes).

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Animer une réunion : la fonction de production.

La fonction de production semble la plus évidente, elle se concrétise par des informations réunies, des solutions élaborées des décisions prises (les péniches). Cependant ces transferts s’effectuent avec des remous émotionnels ou affectif (les courants).

Une réunion réellement positive est une réunion qui débouchera sur des actions concrètes, une cohésion de l’ensemble du groupe, une adhésion totale aux solutions retenues.

Animer une réunion : la fonction de gestion.

La fonction de gestion consiste à maintenir et faire aboutir les opérations de production en respectant les possibilités de fonctionnement de l’écluse.

Des « portes » doivent être manœuvrées à temps pour faire cheminer les péniches sans qu’elles soient submergées ou bloquées par les « courants » et leurs effervescences possibles. Ces portes ouvrent ou ferment des flux de « péniches » ou de « courants » par une gestion opérant :

• distribution des temps de parole
• définition de l’objet et des objectifs de la réunion
• proposition de méthodes de fonctionnement des communications
• respect des horaires définis
• mise à disposition de dispositifs de travail adéquats (salle, matériel …).
• appel des productions individuelles par des questions personnelles ou collectives
• procès verbaux (ou résumés intermédiaires) en temps utiles

La fonction de gestion est principalement à la charge de l’animateur.

Animer une réunion : la fonction de régulation.

On a pu manœuvrer à temps les portes de l’écluse et faire entrer les péniches à niveau soit avec l’amont soit avec l’aval. Mais il faut ensuite inverser le niveau en utilisant, grâce à des vannes, les effets des courants et des dénivellations entre l’amont et l’aval.

Ceci revient à dire qu’il importe, pour assurer la production d’une réunion et en faire aboutir sa gestion, de prendre en compte opportunément, à une profondeur certaine, les courants affectifs et émotionnels entre les personnes.

Echangeant de façon relativement accentuée, les individus vont passer de rapports à deux (« duels ») juxtaposés ou non, à des relations structurées comportant :

• tensions de rôles (comportement attendu par les autres) et de statut (comportement que l’on attend des autres).
• conflits de personnes et de valeurs
• affrontements de sous-groupes et de méthodes
• agressivités de diversion par rapport aux buts et aux tâches.

Ces tensions, conflits, affrontements et agressivité doivent être pris en considération par les vannes des mises à niveau suivant des opérations :

• élucidation des oppositions à l’autorité et au pouvoir des responsables de la réunion
• éclaircissement sur les antagonismes des rôles (dans la réunion et en amont et en aval)
• réexpression des oppositions latentes entre les personnes
• explicitation d’informations et de valeurs encore informulées
• analyse des scissions (ou collusions) par sous-groupes ouverts ou cachés.
• clarification de la volonté commune d’aboutir ou non (par rapport aux buts et aux tâches).

Cette fonction de régulation, si elle reste à la charge de l’animateur, dépend fortement des personnalités des différents participants à la réunion.

Ces tensions font partie intégrante de la vie d’une réunion et restent, au même titre que des attitudes a priori plus constructives, nécessaires au déroulement et même au succès de la réunion.

Leur canalisation, dans le but de faire aboutir la fonction production, reste cependant délicate.

Animer une réunion : le déroulement.

La préparation.

Il s’agit de la phase primordiale de la réunion et dont dépend son succès. Si elle reste en majeure partie à la charge de l’animateur quant à la forme (lieu, matériel etc…) ceci ne doit pas faire oublier aux participants leur rôle de préparation sur le fond. Préparation des participants qui devra être motivée et facilitée par l’animateur.

Les objectifs.

La première question à se poser est : « de quel type de réunion s’agit-il ? » en fonction des différents types de réunions évoquées.

Le sujet.

Le sujet de la réunion doit être fixé à l’avance soit par l’animateur ou le demandeur de la réunion. On  s’appuiera sur :

• des entretiens avec les éventuels participants
• les comptes-rendus des réunions précédentes
• les documents déjà élaborés (dans le cadre d’une mission d’organisation)

en fonction de ses différents éléments, on élaborera un ordre du jour comprenant :

• la date et l’heure de la réunion
• la durée de la réunion
• le nom des participants et de l’animateur
• le lieu
• le sujet et ses limites
• la trame de son déroulement (l’ordre du jour proprement dit)

Cet ordre du jour doit parvenir suffisamment tôt aux différents participants afin que ces derniers puissent préparer cette réunion ou émettre des remarques sur cet ordre du jour.

L’animateur doit, au préalable, préparer un schéma de déroulement de la réunion.

Dans le cadre d’une réunion de résolution de problèmes / recherche des solutions, l’animateur devra également prévoir les différents outils à utiliser.

Les participants.

a) Le nombre.

Existe-t-il un nombre optimum de participants pour qu’une réunion soit efficace ?

Plusieurs facteurs interviennent :

• le type de réunion
• objectifs
• l’habitude de travail en groupe
• possibilité d’interrelation entre participants.

Si, avec le nombre croissant de participants l’information est de plus en plus complète, il devient de plus en plus difficile, pour l’animateur d’être conscient des relations entre les participants et des relations entre les participants et lui-même.

Le nombre de participants optimum est compris :

• entre 8 et 12 pour une réunion d’information
• entre 5 et 8 pour une réunion de décision

Attention la difficulté double pour l’animateur chaque fois que l’on ajoute un participant !

b) Le choix.

Le choix des participants doit être fait suivant les critères suivants :

Examen d’un problème non résolu :

• Les personnes impliquées
• Les personnes pouvant aider à la résolution du problème (et pas obligatoirement impliquées)

La présence du décideur n’est pas indispensable et pourra, au contraire, freiner l’esprit créatif nécessaire à ce type de réunion.

Obtention de la libre adhésion d’un groupe :

• Le (ou les) décideurs.

Convaincre :

• Les personnes responsables de la mise en place / des actions.

Concilier :

• Les différentes parties et des médiateurs

Informer / former :

• Les personnes dont un besoin de formation ou d’information à été exprimé ou décelé.

Animer une réunion : les méthodes.

Il existe 5 méthodes pour conduire une réunion.

a) La méthode dirigiste (autocratique)

Il s’agit d’un style de manœuvre autoritaire. Dans ce cas, l’animateur exerce un pouvoir d’orientation est de décision.

b) La méthode Maïeutique.

C’est l’art de faire découvrir à l’interlocuteur, par une série de questions, les vérités que l’on porte en soi. C’est en somme l‘accouchement des idées.

c) La méthode directive.

C’est le fait d’être directif sur ce qui concerne la procédure et la forme avec aucune intervention sur le fond. Cette solution est intéressante à retenir à condition que l’animateur soit systématiquement neutre et ferme pour se permettre d‘intervenir sur la forme et la procédure et jamais sur le fond.

d) Méthode non-directive.

Cette méthode qui consiste à laisser le groupe s’exprimer, ne s’emploie pas seule dans le cadre des réunions de travail.

e) La méthode coopérative.

L’animateur est directif sur la forme, non directif sur le fond.

Animer une réunion : le déroulement

1) La phase d’amorçage.

Dans cette phase d’amorçage, il s’agit :

a) De préciser l’objet de la réunion.

• mettre le groupe à l’aise.
• énoncer le sujet en l’écrivant au tableau
• définir les mots, le vocabulaire
• indiquer les étapes
• définir les « règles du jeu » (méthode de travail)
• définir l’objet de la réunion

b) Exposer les motifs de la réunion

• le sujet est réel
• il est important
• monter l’intérêt du groupe
• illustrer avec des cas réels
• c’est maintenant qu’il faut étudier

c) d’Informer

• dire ce que l’on sait du sujet traité
• poser la question de démarrage

2) La phase de brassage.

Pendant cette phase chaque participant doit s’exprimer (dire ce qu’il sait, ce qu’il pense du sujet traité).

Toutes les idées et suggestions doivent être enregistrées (nécessité d’un secrétaire de séance).

3) Le plan.

De la phase de brassage découlera le choix des idées et le plan de la réunion.

4) Synthèses partielles.

Au cours de la réunion, à chaque étape, faire une synthèse partielle afin de pouvoir mieux juger de l’avancement du travail c’est à dire faire mesurer au groupe le chemin parcouru.

5) Synthèse générale.

La réunion doit déboucher sur une synthèse afin de faciliter la réunion.

6) Conclusion.

De cette synthèse et de la formulation des résultats obtenus découlera la décision, si la décision n’est pas prise, l’objectif n’est pas atteint.

Il ne restera qu’à faire le compte-rendu de la réunion afin qu’il en reste une trace. Une copie du compte-rendu sera adressée à tous les participants et aux personnes de l’entreprise intéressées par les décisions prises au cours de cette réunion. Le plan d’action devra comporter responsable, libellé clair de l’action et délai.

7) L’évaluation de la réunion.

Un dernier tour de table pourra être envisagé afin de savoir si les attentes de chacun ont été satisfaites et si chaque participant considère que les objectifs de la réunion ont été atteints.

Animer une réunion : le rôle de l’animateur.

Il s’agit d’une fonction délicate qui doit respecter des règles bien précises centrées sur un seul objectif : la réussite de la réunion.

Un seul mot d’ordre « Directif sur la forme, non directif sur le fond ».

Attitudes.

Ouvert.

• Il accepte les opinions des autres participants.
• Il est réceptif aux points de vue nouveaux.
• Il élargie les perspectives, les façons de faire.

Neutre.

• Il ne manifeste pas de préférence.
• Il est impartial dans ses jugements.
• Il ne met pas en difficulté ceux qui ne pensent pas comme lui.

Attentif.

• Il suit avec attention les réactions de chaque participant.
• Il est soucieux de la bonne marche du groupe.

Disponible.

• Il ne se laisse pas envahir par ses propres idées.
• Il sait prendre le temps nécessaire pour amener tous les membres du groupe à travailler ensemble.

Constructif.

• Il a le souci de faire coopérer les gens entre eux.
• Il fait avancer le groupe vers la réalisation de ses objectifs, en mobilisant toutes les forces vives.
• Il sait exploiter les amorces d’idées ou de solutions pour en tirer le positif.

Les écueils.

Egocentré.

• Utilise le groupe pour se faire valoir.
• Mobilise l’attention sur lui.
• Cherche à dominer le groupe.

Opposant.

• Prend le contre-pied.
• Résiste, s’oppose, bloque.

Parasite.

• Manifeste ouvertement un manque d’intérêt.
• Dévie sur autre chose.
• S’écarte du sujet ou de l’objectif.

Ralentissant.

• Revient en arrière.
• Montre du découragement.
• Entraîne les membres du groupe dans des explications inutiles.

Passif.

• Est présent de corps seulement.
• Suit sans manifester de réactions.
• Attend que la réunion soit terminée.

Enquêteur.

• Demande de nombreuses informations.
• A toujours besoins d’en savoir plus, jusqu’à se perdre dans l’investigation.

Animer une réunion : se préparer.

Le fait de s’exprimer devant un public constitue une difficulté supplémentaire pour l’animateur. Même après une longue expérience ce dernier doit respecter certaines règles dans sa préparation. De plus, animer une réunion est un exercice éprouvant, car l’attention de l’animateur est à son maximum.

 

Bien connaître son sujet.

C’est bien sûr fondamental et cela permet d’asseoir sa crédibilité auprès de son auditoire. Du temps doit être consacré à l’étude du sujet, l’objectif de la réunion, la documentation et les supports audiovisuels. La durée d’une telle préparation est au moins égale à la durée de la réunion.

 

Préparation physique.

Eviter d’arriver fatigué ou le ventre creux peuvent sembler des conseils superflus cependant ne pas les respecter compromettra grandement votre efficacité et votre attention.

Votre tenue vestimentaire, votre attitude (conscience permanente), votre regard (toujours en action), votre expression du visage (sourire, jamais agressif, jamais fâché …), votre ton de voix constituent les signes de votre volonté de réussir la réunion : prenez les en compte avec l’importance qu’il se doit.

Le trac n’est pas un obstacle à condition qu’il ne devienne pas paralysant. Il ne dure que quelques minutes, constitue une réaction normale et il est, le plus souvent, que peu visible. Il stimule ensuite l’animateur lors de sa disparition. L’absence de trac est le signe d’un désintérêt, d’une routine déjà installée ou d’une absence d’enjeux.

L’objectif est donc de le faire disparaître au plus vite !

• préparer et répéter à l’avance / arriver en forme (voir plus haut).
• venir en avance pour « sentir » la salle et les participants
• respirer profondément (avec le « ventre ») / détendre ses muscles

Animer une réunion : connaitre les besoins du groupe.

Avant d’aborder les outils d’animation de groupe intéressons nous aux besoins de ces derniers.

Sur le plan psychologique, l’animateur doit satisfaire un certain nombre de besoins. C’est cela qu’on appelle : « être présent au groupe ». C’est aussi la notion d’acceptation de l’animateur par le groupe. (animateur reconnu).

 

Les 4 verbes les plus utilisés de la langue française	Les besoins du groupe
Etre	Considération
Avoir	Sécurité
Faire	Action
Aimer	Chaleur humaine

Au contraire les 4 moyens infaillibles pour bloquer et contraindre et « bloquer » le groupe.

• Juger
• Ordonner
• Manœuvrer
• Dogmatiser

 

Animer une réunion : les outils de l’animateur.

L’écoute

Préparation :

• Se préparer à écouter, c’est à dire :
  • Accepter de comprendre l’autre.
  • L’autre est différent de soi.
  • Il a sa personnalité, ses valeurs, sa formation.
• S’accepter soi-même. La peur du jugement d’autrui, les complexes sont autant d’obstacles à l’écoute.
• Accepter la situation comme elle se présente. Elle peut être nouvelle, inconnue, différente de ce l’on avait pu imaginer.
• Cette triple acceptation est ce que l’on nomme la DISPONIBILITE.

Pendant :

Pratiquer le silence ouvert.

• C’est d’abord une certaine volonté de contact que l’on cherchera à établir avec autrui. On cherche à lui faire sentir, en particulier par le regard que l’on est attentif, curieux de ce qu’il va dire, disponible.
• Tout artifice est à bannir. Un tel comportement ne peut être qu’authentique.
• Le silence ouvert est un véritable encouragement pour l’autre, qui, se sentant considéré, parlera plus volontiers, en qualité et en quantité.
• C’est aussi faire un effort intellectuel pour comprendre le sens que l’autre donne aux mots, ses pensées, ses critères, ses interprétations.

Après :

Maintenant seulement, chacun peut comparer ses idées à celles qui ont été émises et dialoguer vraiment avec les autres pour les informer ou les convaincre.

Il faudrait pouvoir pas PREJUGER.

 

La reformulation.

Le miroir fidèle

C’est une intervention qui consiste à redire en d’autres termes et d’une manière plus concise ou plus explicite ce que l’autre vient d’exprimer de telle sorte que celui qui reformule obtienne l’accord de celui qui a parlé.

Avantages

• Contrôler la qualité de « l’écoute ».
• S’assurer à tous moments qu’on parle bien de la même chose. Il convient de faire remarquer ici qu’on ne devrait jamais dire « avez-vous compris ? » ou plutôt « ai-je été clair ? ».

En effet la réponse « oui » ne donne aucune information valable.

Provoquer l’effet de tremplin.

Reformuler c’est manifester à l’autre de l’intérêt, de la considération : c’est donc l’amener à s’exprimer davantage et chaque fois d’une manière plus précise et plus profonde.

A la limite c’est aider le vis à vis à prendre conscience de sa propre pensée, de ses sentiments.

Inconvénients.

Ce type de dialogue demande du temps. Il est peu spectaculaire. En particulier, il ne permet pas la répartie brillante pour séduire et remporter rapidement l’adhésion d’un tiers.

 

Le miroir infidèle.

C’ est une intervention qui consiste à redire d’une façon volontairement déformée, ce que l’autre vient d’exprimer.

Avantages

Amener l’autre à formuler sa pensée de façon plus précise ou à donner des compléments d’information.

Provoquer chez l’autre une réaction qui l’amènera à en dire plus qu’il ne voulait.

Inconvénients

Il peut s’établir entre les interlocuteurs une relation de méfiance qui bloque la communication.

 

Les tensions ou sein du groupe.

Il peut s’établir entre les interlocuteurs un relation de méfiance qui bloque la communication.

Elles sont de 2 sortes :

Les tensions positives :

Les opinions divergentes doivent s’affronter dans un esprit de participation.

Discussion égale richesse, égale vie du groupe : un animateur qui étouffe la spontanéité, empêche la participation.

Les tensions négatives :

Elles paralysent la vie du groupe. Elles proviennent soit d’une insécurité générale, soit d’un conflit interne.

Les questions.

Le but des questions est de faire participer le groupe en suscitant où en maintenant un maximum d’intérêt. Faire parler le groupe en lui posant des questions est une technique simple en apparence, cependant

– le type de question doit être choisi en fonction du but,

– la formulation des questions ne doit pas provoquer une frustration qui bloquerait le groupe.

Types de questions

• Ouverte : donnent la possibilité d’exprimer son avis ou connaissances sur un sujet.
• Fermée : ne laissent qu’une alternative (oui ou non)

les questions peuvent être :

• à la cantonade : la même question posée à tous
• directe : à une personne nommée
• dirigée : contient les éléments de la réponse et l’orientent
• en retour: renvoyée à qui l’a posée
• en relais : renvoyée à une autre personne que celle qui a posé la question ou au groupe.

Dans l’esprit de la communication les questions en retour et en relais permettent avant tout, à l’animateur, non pas de manipuler le groupe mais de favoriser les interactions ainsi que la plus grande richesse des apports individuels.

Objectifs des questions.

Question	Ouverte	Fermée
à la cantonade	obtenir des informations démarrer une discussion relancer la discussion	Faire prendre position au groupe Trancher / Conclure
Directe	Obtenir un avis	Faire prendre position Démarrer une discussion
En retour : Eviter de prendre position pour une réponse Amener celui qui a posé la question à s’exprimer d’avantage
En relais : Favoriser les interactions Eviter de prendre position par une réponse

Le tour de table

C’est une technique qui consiste à poser la même question, individuellement à tous les participants. Elle permet à chacun de s’exprimer ; elle est très utile pour faire le point des accords et des désaccords ; c ‘est une technique privilégiée pour assurer la cohésion du groupe.

Un tour de table peut être :

• Rapide : par exemple un simple regard circulaire interrogeant chaque participant pour s’assurer de l’accord de tous sur un point précis.
• Long : par exemple la présentation de chaque participant par lui-même au début d’un stage peut durer une heure ou même plus.

 

Discipliner le groupe.

Cela nous amène à traiter du rôle ingrat de l’animateur : assurer la discipline.

Le temps c’est de l’argent. Les réunions, surtout aux niveaux élevés, coûtent très cher.

Il faut en tirer le maximum de profit. L’animateur doit donc prendre toutes les mesures néces­saires pour garantir la bonne marche de la discussion.

C’est d’autant plus délicat qu’il doit simultanément en assu­rer la spontanéité et le naturel.

Pour que chacun exprime le fond de sa pensée, ne craigne pas d’être contredit, mal jugé ou ne risque pas de perdre la face devant ses collègues, l’animateur crée un climat de confiance en faisant oublier qu’il est le patron pendant la durée de la discussion.

Mais tout le monde attend de lui qu’il prenne ses respon­sabilités et discipline le groupe.

Suivre le programme, res­pecter le plan prévu et accepté, éviter les digressions, les apartés, faire taire les bavards, donner aux timides et aux réservés la possibilité de s’exprimer, apaiser les hostilités naissantes, éviter la formation de clans, concilier les points de vue sans pour autant faire de concessions à la vérité et aux faits. Les techniques d’animation sont en fait un des moyens de faire progresser le groupe.

Pour traiter le problème, l’animateur recherche tout d’abord à faire s’exprimer tout le monde sans exception. il fait atten­tion de ne laisser personne en dehors de la discussion.

Très rapidement, il va s’apercevoir que certains ont tendance à prendre souvent la parole, d’autres au contraire à rester sur la réserve. Il s’efforcera alors d’équilibrer les participations.

Animer une réunion : gérer les participants.

 

Le bavard.

Les bavards connaissent souvent leur défauts et sont en général peu susceptibles.

On peut donc, s’ils abusent de la patience du groupe, profiter d’un instant de silence (lors d’une respiration) pour reprendre la parole et résumer d’un mot ou d’une phrase leurs longs discours.

Dans les cas désespérés_, on a le droit de leur couper franchement la parole et de leur rappeler que les autres membres du groupe n’ont pas encore pu exprimer leur avis. Si rien ni fait regardez votre montre ostensiblement.

La situation est plus délicate quand le bavard a une position hiérarchique importante dans le groupe et veut incons­ciemment imposer son point de vue. De même longue ses interventions sont toutes passionnantes.

Dans l’un et l’autre cas, on peut lui demander, avant la réunion, de n’intervenir qu’après que tous les membres du groupe se seront exprimés, afin de ne pas les influencer et de ne pas bloquer leur imagi­nation.

Une autre technique consiste à lui donner la présidence de la réunion il est en principe obligé d’écouter les autres, mais ce n’est pas toujours efficace.

De toute façon, il faut, parmi les personnes assises autour de la table, lui donner une place qui ne le mette pas en vedette et telle qu’il lui soit difficile de communiquer avec les autres.

Physiquement, l’animateur évitera de croiser son regard, car il en profiterait immédiatement pour commencer un nouveau discours.

 

Le silencieux / le timide.

C’est évidemment la technique inverse qu’il faut suivre avec une personne réservée: lui donner une place centrale pour le conserver sous son regard et ne pas l’oublier

Lui poser au début des questions simples et directes, contenant éventuelle­ment un élément de réponse, pour la mettre en confiance, faire appel à son expérience et à sa compétence pour lui donner l’occasion de briller.

Ne jamais accepter qu’un autre partici­pant lui coupe la parole ou, quand cela arrive, la lui redonner aussitôt éviter toute attitude ironique ou trop critique à son égard, enfin le solliciter fréquemment du regard, du geste ou de la parole.

C’est d’autant plus important quand cette personne a un rang plus modeste dans la hiérarchie.

Un chef d’équipe convoqué à une réunion d’ingénieurs peut crain­dre de mal s’exprimer et rester muet, alors qu’il pourrait contribuer utilement à la discussion.

En plus certains silences peuvent être hostiles. Il ne faut pas insister au début, laisser la discussion s’échauffer et profiter d’un moment où le participant se déride pour lui demander son avis.

 

Le critique négatif.

Le participant qui critique systématiquement toutes les pro­positions, sans jamais apporter rien de constructif  risque de retarder la marche du groupe.

Après un certain temps, l’animateur peut le lui faire remarquer.

Auparavant il lui témoi­gnera de la sympathie et essayera de voir la part de vérité que peuvent contenir ses critiques, puis il lui demande des sug­gestions positives, enfin il pourra ignorer purement et simplement ses réflexions et aller de l’avant.

Cette attitude se rencontre également chez l’agressif, le raisonneur, celui qui sait tout. Elle correspond à un besoin de se mettre en avant. Quand on ne peut pas construire, on détruit ; c’est ce que fait l’enfant avec ses jouets. Il en va de même des adultes.

C’est donc un moyen de s’imposer. Il faut en tenir compte, essayer de satisfaire les besoins des intéressés en montrant l’intérêt qu’on apporte à leur contribution (si possible en utilisant ses connaissance et son expérience), mais éviter de tomber dans leur jeu.

 

L’agressif.

Il aime blesser les autres ou a de légitimes sujets pour se plaindre.

Avec l’agressif, l’animateur détend l’atmosphère, fait de l’humour et, chaque fois que possible, l’oblige à présenter des faits et des cas précis. En prenant un ton de voix calme et bas, en posant des questions nettes, il peut réussir à dépassio­nner le débat. De toute façon, l’animateur reste insensible aux attaques personnelles. Dans le pire des cas il essayera (réponses miroir) de l’isoler du groupe. On peut également se retrancher derrière le manque de temps.

 

Le raisonneur.

Avec le raisonneur_,  l’animateur doit avant tout éviter la discussion. il n’en sortirait pas et le groupe perdrait son temps. Là, également, il faut user de l’humour. Souvent, un sourire suffit à montrer au participant qu’on n’est pas dupe de ses réactions et qu’on en saisit l’origine

Dans tous les cas, il s^’interdit d’entrer en polémique avec lui et retourne au groupe ses attaques ou ses réflexions. Les participants se chargeront de lui faire comprendre qu’elles sont malvenues.

A l’inverse, si elles sont dirigées contre un participant isolé, l’animateur entrera dans la conversation, essayera de détour­ner sur lui l’orage et fera diversion.

Il est inutile de laisser des oppositions se développer dans un groupe, surtout quand elles prennent un caractère per­sonnel. Dans une lutte, il y a au moins un perdant, sinon deux, donc des rancœurs qui absorberont une partie de l’attention et de l’énergie du participant. Il pensera à sa revanche et ne sera plus disponible pour la discussion. C’est toute perte pour le groupe.

 

Le passif.

Le passif est presque aussi inquiétant pour l’animateur que l’agressif. Certes, il ne gêne pas le cours de la discussion puisqu’il est toujours d’accord avec le dernier qui a parlé ou avec l’animateur.

Mais, comme tout homme, il a des idées personnelles et il faut se demander pourquoi il ne les exprime pas. Peur d’être jugé, peur d’être incompris, crainte de dire des bêtises, crainte de s’engager, ou bien idées derrière la tête, et machiavélisme. Toutes les explications sont possibles il faut découvrir la vraie raison, car le danger reste qu’une fois la réunion terminée, il commence à s’exprimer, ailleurs, devant d’autres personnes et remette les décisions en cause.

 

Le scrupuleux.

C’est un participant d’un autre genre. En s’arrêtant sur les détails, en coupant les cheveux en quatre, il freine la dis­cussion.

Il faut le prendre avec humour, le rassurer en lui disant que toutes les questions de détail pourront être traitées séparément, en tête-à-tête, après la réunion, pour ne pas pren­dre trop de temps au groupe et pouvoir aller à l’essentiel. Comme pour l’hésitant, on a parfois le droit, en s’appuyant sur le groupe, de le forcer à prendre position.

 

Le rieur.

Aussi longtemps qu’il ne dépasse pas les bornes, c’est un élément utile dans un groupe.

Si l’on n’est pas là pour rire, on n’est pas là non plus pour s’ennuyer, rire n’est pas incompa­tible avec le travail, au contraire.

Cela détend l’atmosphère et permet de se remettre plus facilement à l’ouvrage. L’anima­teur a donc intérêt à rire avec son groupe.

Si ce rire devenait nerveux, il est évident qu’il serait le symptôme d’un malaise et qu’il vaudrait mieux proposer quelques instants de pause pour que chacun puisse retrouver ses esprits.

 

La mauvaise foi.

Le dernier exemple que nous donnerons est celui du parti­cipant de mauvaise foi. C’est un cas extrême : il n’est pas exceptionnel. La seule attitude que l’on puisse suggérer est de ramener constamment l’intéressé sur le terrain des faits, des choses concrètes, en lui posant des questions claires, précises, fermées, et en lui réclamant des preuves.

Souvent, rien n’y fera, Car il en est inconscient et nie l’évi­dence. Si le groupe n’arrive pas à lui faire changer d’avis, le mieux est d’abandonner la partie, de remettre la réunion à une date ultérieure et de laisser le temps faire son œuvre.

Il arrive qu’il suffise de laisser passer quelques jours pour que certaines personnes changent de position sans qu’on puisse s’expliquer pourquoi. Elles ont sauvé la face ou elles ont réfléchi.