Qualiopi c’est quoi ?

Mais finalement Qualiopi c’est quoi ?

Et oui, finalement Qualiopi c’est quoi ?

Le Référentiel National Qualité (plus connu sous le nom de Qualiopi) est une certification destinée aux prestataires de formation (les organismes de formation et les CFA – Centres de Formation des Apprentis).

La certification Qualiopi est désormais nécessaire pour une prestataire de formation désirant recevoir des financements de l’état (Etat, OPCO, Pôle Emploi etc …) le Datadock n’est, en effet, plus valable.

Il n’y a donc pas d’obligation (la nuance est subtile !) à proprement parler …

Être certifié Qualiopi c’est répondre à des exigences (appelés indicateurs dans le référentiel Qualiopi) répartis en 7 critères.

Attention ! Être certifié Qualiopi ne signifie pas que vos formations seront certifiées : être Qualiopi signifie que vos processus sont conformes aux exigences du Référentiel National Qualité. Il est à noter que cet article a été mis à jour en tenant compte du Guide de Lecture V8. Il n’a pas pour vocation d’être exhaustif mais simplement de vous offrir une première approche du Référentiel National Qualité.

Que veut dire Qualiopi ?

En fait Qualiopi est une marque de certification qualité des prestataires de formation. L’utilisation du logo Qualiopi est réglementée et fait l’objet d’une charte d’usage.

Mais au fait, la Qualité c’est quoi ?

Selon sa définition la Qualité est : l’« Aptitude d’un ensemble de caractéristiques intrinsèques d’un objet (produit, service…) à satisfaire des exigences » dixit l’ISO (International Standard Organisation).

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Un peu compliqué non ?

En fait « faire » de la Qualité consiste à rechercher (et éventuellement obtenir) la satisfaction du client (que l’on appelle « les bénéficiaires » dans le Référentiel National Qualité).

Colbert (oui Colbert !) avait bien résumé cela  :

« Si nos fabriques imposent à force de soin la qualité supérieure de nos produits, les étrangers trouveront avantage à se fournir en France et leur argent affluera dans notre royaume »

Il y a pas mal d’idées reçues sur la Qualité et notamment :

• La Qualité c’est le Contrôle  : surtout pas ! Le contrôle coûte cher et n’a pas de valeur ajoutée
• Le service Qualité est seul responsable de la Qualité : non ! Pas uniquement ! C’est de la responsabilité de l’ensemble des membres d’une organisation.
• C’est réservée à l’Industrie : la preuve que non  !
• Cela coûte cher : si cela vous coûte cher c’est que vous y prenez mal, relisez la phrase de Colbert
• La Qualité ça vient du Japon : ah bon ! il était Japonais Colbert  ?
• Une entreprise certifiée fabrique des produits de Qualité et offre des prestations de Qualité : et bien non ! pas forcément. Encore une fois Qualiopi est une certification de vos processus.
• Pour faire de la  Qualité il faut des procédures, des papiers : il n’y pas de procédure obligatoire dans le Référentiel National Qualité.
• C’est compliqué, c’est réservé aux Qualiticiens (les experts) : la preuve que non, car je suis certain que vous suivez parfaitement nos explications.

 

Mais alors pourquoi mettre en place un Système de Management de la Qualité (SMQ) ?

• Mettre en place un Système de Management de la Qualité c’est essayer de vous améliorer en permanence pour satisfaire votre client (sinon vos concurrents s’en chargeront).
• Faire de la Qualité c’est placer votre client au centre de vos préoccupations.
• Prendre en compte les avis de vos parties prenantes (bénéficiaires, entreprises, financeurs, votre personnel …) et leurs exigences.
• Rendre vos processus « robustes » c’est-à-dire construits et améliorés en permanence pour satisfaire votre client.
• C’est également manager vos risques et saisir les opportunités afin rendre votre organisation pérenne (en ayant un processus de veille efficace par exemple).

 

Qualiopi c’est quoi : comment mettre en place sa démarche Qualité ?

Contrairement à ce que certains prétendent il n’y a pas de kit Qualiopi miracle, vous devez mettre en place une démarche Qualité en fonction des spécificités de votre organisation.

Il y a plusieurs étapes :

• La Direction doit prendre la décision d’appliquer les exigences du Référentiel National Qualité, l’engagement de la Direction c’est la base.
• Une stratégie doit être mise en place (moyens, responsabilité …)
• Déterminer ses processus
• Définir ses objectifs (votre planning de déploiement des exigences Qualiopi)
• Choix du certificateur (nous y reviendrons un peu plus tard)
• Implication de votre personnel (vos formateurs, votre personnel administratif…)
• Déploiement proprement dit des exigences
• Reconnaissance par la certification lors d’un audit
• Amélioration continue (eh oui ! être certifié Qualiopi n’est pas une fin, c’est même un commencement).

Qualiopi c’est quoi : est-ce que cela prend du temps et combien ça coûte ?

La mise en place d’une démarche qualité (certifiée, ou non) prend entre 2 et 4 ans, ce qui prend du temps, c’est le changement d’état d’esprit.

Il faut donc faire une distinction entre la démarche qualité et l’obtention de Qualiopi qui peut être plus rapide (en fonction de la taille de votre organisation).

Tout dépend en fait où vous en êtes mais un minimum de 4/6 mois peut être envisageable si vous mettez les moyens adéquats.

La mise en place de la démarche a un coût (en plus des frais inhérents à la certification). Il faut en effet inclure les frais :

• De déploiement
• De formation
• D’éventuelles mises en conformités matérielles
• De maintien

Le retour sur investissement est difficilement estimable. On parle généralement d’un gain de 10% sur la valeur ajoutée à partir de deux ans.

Qualiopi c’est quoi : impliquer le personnel

Il est important de mobiliser votre personnel dans votre démarche (si vous en avez, bien entendu)

Voici les étapes à respecter  :

• Les informer sur la démarche
• Expliquer les exigences du référentiel (notamment celles qui les concernent directement)
• Avoir le bon timing
• Impliquer dans la mise en place
• Confier des tâches
• Former
• Préparer à l’audit
• Restituer

 

Choisir son organisme certificateur Qualiopi, quelques conseils :

• Valider sa reconnaissance COFRAC (Comité français d’accréditation, c’est un peu la police des polices, c’est l’organisme qui accrédite les organismes certificateurs)
• Comparer les offres (prix, conditions de suivi et de renouvellement)
• Estimer sa notoriété vis-à-vis des bénéficiaires
• Aspect International (si c’est applicable pour votre organisme)
• Tester la réactivité des différents prestataires
• « Benchmarker » auprès de vos confrères, déjà certifiés Qualiopi.

Attention, une fois engagé sur un certificateur il est difficile de revenir en arrière 

D’accord mais concrètement que doit-on mettre en place pour être en conformité avec le référentiel Qualiopi ?

Il y a 7 critères et 32 indicateurs dans le Référentiel National Qualité

• 22 indicateurs « tronc commun »
• 10 indicateurs spécifiques

Le nombre d’indicateurs à respecter dépend de votre type d’actions de formation :

• Actions de formation : 28 indicateurs applicables
• Les bilans de compétences : 22 indicateurs applicables
• Les actions permettant de faire valider les acquis de l’expérience, dans les conditions prévues au livre IV (la VAE) : 24 indicateurs applicables
• Les actions de formation par apprentissage (les CFA), au sens de l’article L. 6211-2. : 32 indicateurs applicables

Vous devrez préciser votre(vos) type(s) d’actions de formation à l’organisme certificateur préalablement à votre audit.

 

Et maintenant un résumé des exigences Qualiopi  :

 

1) Les conditions d’information du public sur les prestations proposées, les délais pour y accéder et les résultats obtenus (Critère 1)

• Qualiopi indicateur 1  : Votre offre de formation doit être claire, détaillée, complète et facile d’accès afin que vos futurs bénéficiaires puissent faire leur choix avec l’ensemble des éléments nécessaires.
• 2  : Vous devez diffuser vos indicateurs de résultats à vos futurs bénéficiaires. Par exemple :
  • • Réussite aux examens
    • Indice de satisfaction stagiaires
    • Insertion
    • Taux de retour à l’emploi
    • % de Réclamations Ouvertes
    • Rupture des contrats
    • Taux d’abandon
    • Ratio nombre d’apprentis ayant obtenus la certification /nombre total d’apprentis
• 3  : Si vos formations préparent à des diplômes ou des titres (Certifications Professionnelles RNCP), les informations concernant vos taux de réussite (en fonction de votre taux de présentation), les possibilités de poursuites d’étude et les débouchés devront également être diffusées.

 

2) L’identification précise des objectifs des prestations et leur adaptation aux publics bénéficiaires lors de la conception des actions – critère 2

• Qualiopi indicateur 4  : les besoins de vos bénéficiaires devront faire l’objet d’une attention particulière (dossier d’admission, entretien …). Financeurs et entreprises partenaires devront faire l’objet d’une consultation si nécessaire (notamment dans le cadre de contrats en alternance).
• 5  : les objectifs de la formations (apports en aptitudes et/ou en compétences, diplôme/titre objectif) doivent faire l’objet d’un descriptif précis en relation avec les éventuels référentiels visés (RS et RNCP).
• 6  : les contenus de vos formations ainsi que vos modalités d’intervention doivent être adaptés aux objectifs et aux publics concernés (et notamment les personnes en situation de handicap – PSH).
• 7 (Spécifique)  : Si vos formations sont sanctionnées par un diplôme ou une certification RNCP … vous devez faire la preuve du respect des référentiels correspondants.
• 8 (Spécifique)  : Votre processus de sélection à l’entrée de la formation doit être formalisé (dossier, test, quizz…)

 

3) L’adaptation des prestations et des modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi et d’évaluation aux publics bénéficiaires lors de la mise en œuvre des actions – critère 3

• Qualiopi indicateur 9  : les bénéficiaires de la formation doivent être informés des détails du déroulé de celle-ci (notamment dans le cas de formation en e-learning).
• 10  : le déroulement de la formation, les conditions de suivi (l’accompagnement) doivent être adaptés au bénéficiaire.
• 11  : l’atteinte des objectifs de la formation par le bénéficiaire doit faire l’objet d’une évaluation formalisée.
• 12  : Le prestataire de formation doit favoriser l’engagement des bénéficiaires.
• 13 (Spécifique)  : dans le cas d’une formation en alternance vous devez faire la preuve de votre collaboration avec l’entreprise accueillante. Pour les PSH vous pouvez envisager un outil de communication sur les ajustements de la formation en entreprise.
• 14 (Spécifique) : Si vous êtes un CFA vous devez mettre en place un accompagnement socio-professionnel, éducatif et relatif à l’exercice de la citoyenneté. Des animations relative à la mixité et à
  la diversité sont également envisageables.
• 15 (Spécifique)  : Si vous êtes un CFA vous devez sensibiliser vos apprentis de leurs droits et devoirs en tant que salariés et apprentis. Ils doivent également avoir des connaissances en matière de SST.
• 16 (Spécifique)  : Si vous préparez vos bénéficiaires à des diplômes ou à des titres vous devez vous assurez que les conditions de présentation sont conformes aux exigences en vigueur. Pensez également aux éventuels aménagement des examens pour les PSH.

 

4) L’adaptation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement des prestations lors de la mise en œuvre des actions – critère 4

• Qualiopi indicateur 17  : Vos locaux, vos moyens matériels et humains doivent en adéquation avec la nature de vos formations.
• 18  : Vos équipes doivent être mobilisées et faire preuve de coordination ! Soyez à même d’en faire la preuve et de prouver leu implication.
• 19 : Vos ressources pédagogiques (supports de cours, présentations…) doivent êtres mises à la disposition de vos bénéficiaires.
• 20 (Spécifique) : Vous êtes un CFA ? Vous devez mettre en place : un référent handicap, un correspondant mobilité nationale et internationale et un conseil de perfectionnement.

 

5) La qualification et le développement des connaissances et compétences des personnels chargés de mettre en œuvre les prestations – critère 5

Qualiopi indicateur 21  : Vous devez vous assurez que vos intervenants (vos formateurs) ont les compétences nécessaires pour exercer leur métier auprès de vos bénéficiaires (ce qui peut paraitre évident, mais qui ne l’est pas forcément). Vous devez également évaluer leurs compétences.

22  : Votre personnel doit être … formé régulièrement.

 

6) L’inscription du prestataire dans son environnement socio-économique – critère 6

• Qualiopi indicateur 23  : vous devez mettre en place un processus de veille légale et règlementaire.
• 24  : idem mais pour les évolutions des compétences, des métiers et des emplois
• 25  : idem (bis) mais pour les innovations pédagogiques et technologiques
• 26  : votre organisation est à même d’accueillir des personnes en situation de handicap.
• 27  : vous faites appel à des intervenants extérieurs ? Apportez la preuve qu’ils respectent, eux aussi, les exigences du référentiel national qualité et contractualisez votre partenariat. Attention si ces intervenants extérieurs interviennent dans des formation éligibles au CPF ils devront être certifiés Qualiopi dans certains cas.
• 28  : vous devez mettre en œuvre des processus efficaces afin d’aider vos bénéficiaires en cas de recherche de stage ou d’alternance dans le cadre de votre cursus.
• 29 (spécifique)  : si vous êtes un CFA vous devez proposer des solutions de poursuite d’étude à vos apprentis, vous devez également être à même de favoriser leur insertion professionnelle !

 

7) Le recueil et la prise en compte des appréciations et des réclamations formulées par les parties prenantes aux prestations délivrées – critère 7

• Qualiopi indicateur 30  : vous devez prendre en compte les suggestions de vos parties prenantes (financeurs, bénéficiaires, intervenants, entreprises …).
• 31  : les réclamations et les problématiques de vos parties prenantes doivent être pris en compte et traitées !
• 32  : vous devez faire la preuve de votre amélioration continue  !

 

Qualiopi c’est quoi : l’audit de certification.

C’est bon, vous êtes prêt pour l’audit.

Mais finalement c’est quoi un audit  de certification Qualiopi ?

Il vous faut :

• Un auditeur : il est formé et « missionné » par l’organisme certificateur pour vérifier la mise en place des exigences formulées dans les différents indicateurs. Il viendra recueillir des preuves, des évidences permettant d’attester de votre conformité au référentiel. Pour devenir Auditeur Qualiopi vous devez remplir un certain nombre de critères (compétences, expériences, connaissance du référentiel Qualiopi, maitrise des techniques  d’audit) et être validé par un organisme certificateur. Il agit par échantillonnage, par prélèvement.

• Un audité : c’est vous (votre organisation) !
• Une durée d’audit : cela dépend de votre chiffre d’affaires, de vos types d’actions de formation et de votre nombre d’établissement. Attention une certification par NDA (Numéro de déclaration d’activité).
• Un programme d’audit : votre auditeur vous l’enverra au moins un mois avant l’audit (n’hésitez pas à le réclamer). Nous vous conseillons de le relire, un certain nombre de documents sont à envoyer préalablement à l’organisme certificateur (bilan pédagogique, organigramme …).

 

Qualiopi c’est quoi : déroulement de l’audit

Avant : 

• Établissement du planning (auditeur)
• Préparation de l’audit (audité)

Pendant :

• Réunion d’ouverture (Tous)
• Examen en salle (Audités concernés)
• Examen sur le terrain (Audités concernés)
• Rédaction des conclusions préliminaires (auditeur)
• Restitution (auditeur)

Après :

• Communication du rapport définitif (auditeur)
• Établissement du plan d’actions (audité)

 

Qualiopi c’est quoi : les bonnes pratiques de l’audité

Vous devez  préparer l’audit  !

Évitez de :

• Répondre hors sujet ou insister pour présenter à l’auditeur ce qu’il n’a pas demandé
• Adopter une attitude négative
• Argumenter au-delà de la question de l’auditeur
• Répondre à une question qui n’est pas de son domaine de compétence
• Accepter un écart injustifié
• Contester un écart justifié
• Laisser transparaître ses émotions
• Manquer d’affirmation : « oui, normalement, je crois bien qu’on le fait »
• Laisser l’auditeur seul (sauf à sa demande).

A l’issue de l’audit, vous pouvez avoir des non-conformités :

Majeures : Non prise en compte de l’indicateur ou prise en compte partielle qui remet en cause la qualité de la prestation,

Dans ce cas :

• Vérification de la mise en œuvre d’actions correctives sous 3 mois
• Sinon, suspension de la certification (en suivi ou renouvellement)
• Pour lever la suspension : constat par le certificateur du retour en conformité

Mineures : Prise en compte partiel d’un indicateur qui ne remet pas en cause la Qualité de la prestation.

Dans ce cas :

• Mise en place d’un plan d’actions correctives
• Le mettre en œuvre dans les 6 mois
• Vérification lors de l’audit suivant
• Sinon, requalification en non-conformité majeure

Attention, spécificité de Qualiopi : 5 non-conformités mineures = 1 non-conformité majeure !

 

Qualiopi c’est quoi : voilà vous y êtes !

Et non !  Pas encore ! Car votre certificat n’est valable que pour 3 ans !

Vous devrez donc passer un audit de renouvellement au terme de cette période qui sera entrecoupée par un audit du suivi à mi-parcours !

Alors ? Qualiopi facile ?

Allez, que la Qualité soit avec vous !

 

Principales non-conformités constatées (notamment pendant les audits des surveillance Qualiopi).

L’usage de la marque

Et oui l’usage de la marque est réglementé : vous ne pouvez utiliser le logo Qualiopi à tord et à travers, en résumé :

• Pas de logo Qualiopi (celui avec le drapeau tricolore) sans faire mention du type d’actions pour lequel vous êtes certifié : Actions de Formation, VAE etc … C’est également valable pour les signatures dans les emails.
• Pas de logo Qualiopi les documents spécifiques à une formation (devis, attestation, programme …).

Nous vous conseillons vivement la lecture du document  Qualiopi : Charte d’usage.

Attention votre Certificat Qualiopi doit apparaitre sur votre site.

La diffusion d’informations incomplète et/ou non datées (Indicateur 1).

C’est le cas notamment pour les tarifs des formations qui doivent apparaitre clairement. Des exceptions sont tolérables en cas de formations sur-mesure. Pensez également à afficher la date de mise à jour de votre ste internet.

Une communication partielle des indicateurs de performance (Indicateur 2)

Soyez également en capacité de justifier vos modalités de calcul de ces indicateurs.

Un processus de veille … en veille (Indicateurs 23, 24 et 25).

Vous recueillez des données mais vous êtes dans l’incapacité d’en justifier l’exploitation que vous en faite.

Une prise en compte insuffisante des Publics en Situation de Handicap (Indicateur 26 + …).

Pas moins de 11 indicateurs font références aux Publics en Situation de Handicap ! Formez vous sur ce sujet !

Un recueil des appréciations d’une partie … des parties prenantes (Indicateur 30).

Vous avez « oublié » d’envoyer vos questionnaires des satisfaction à vos financeurs préférés (qui dans 99% des cas ne vous répondrons pas) : c’est la non-conformité assurée.